De 5 eines a 1 sistema: el cas de Nemus Arboricultura

El problema: 5 eines i res connectat

Nemus Arboricultura és una empresa mallorquina d’arboricultura i formació professional. Fan feines tècniques en arbres — poda, valoració, risc — i cursos per a tècnics de parcs i jardins. Arribaren a SOM-OS amb un problema que sona familiar: l’operació vivia repartida en 5 eines diferents que no es comunicaven entre si.

• Excel per als pressupostos i el control de feines.
• WhatsApp per coordinar-se amb l’equip sobre el terreny i amb els clients.
• Calendari compartit per planificar intervencions i cursos.
• App de notes per prendre dades sobre el terreny.
• Una altra app per gestionar els alumnes i els cursos.

Cinc eines, cinc fonts de veritat, cinc llocs on es perdia informació. Un pressupost es feia a Excel, s’enviava per WhatsApp, es confirmava per correu, es planificava al calendari, s’executava amb notes en una altra app i es facturava des d’un Excel diferent. Cada pas era un copiar i aferrar.

El cost ocult de copiar i aferrar

Copiar i aferrar sembla gratuït però no ho és. Cada eina és un punt on es perd temps, es comet un error tipogràfic, es duplica una dada o s’oblida un camp. Nemus perdia entre 4 i 6 hores per setmana només passant dades d’un lloc a un altre. Això són més de 250 hores l’any — l’equivalent a més d’un mes de jornada completa — dedicades a tasques que un sistema ben dissenyat elimina del tot.

I el cost no era només temps. També eren errors: un pressupost enviat amb el preu equivocat perquè l’Excel s’havia editat dues vegades. Un alumne apuntat a un curs que no era el seu. Una factura que no quadrava amb la feina facturada perquè les dades venien de tres llocs diferents.

Cada eina solta és un punt de fricció. Cinc eines soltes són cinc punts de fricció que es multipliquen entre si.

La solució: una app web + mòbil unificada

Construírem una sola aplicació a mida per a Nemus. Web per a l’escriptori — gestió de pressupostos, facturació, alumnes, cursos — i mòbil per a l’equip sobre el terreny — presa de dades in situ, fotos, geolocalització, estat de la feina. Una sola base de dades, un sol lloc on viu la veritat, accessible des de qualsevol dispositiu.

No és una app genèrica de gestió. És una app construïda sobre el flux real de Nemus, amb els seus tipus de feina, els seus camps específics, la seva manera de pressupostar i el seu model de cursos. Tot el desenvolupament a mida parteix del procés auditat, no d’una plantilla.

El flux: de pressupost a seguiment

El sistema cobreix el cicle complet de Nemus en un sol flux connectat:

• Pressupost. Es crea al web amb plantilles de tipus de feina. S’envia al client per correu amb un clic. El client accepta o comenta des d’un enllaç — sense WhatsApp, sense Excel.
• Planificació. La feina acceptada entra al calendari compartit. L’equip sobre el terreny la veu a l’app mòbil amb l’adreça, l’horari i la fitxa del client.
• Treball sobre el terreny. El tècnic obre l’app, completa les dades de la feina in situ — fotos, observacions, estat, hores — i la tanca. Aquesta informació alimenta automàticament la fitxa del client i l’històric.
• Formació. Els cursos i els alumnes viuen dins el mateix sistema. Inscripció, assistència, certificats i facturació de cursos connectada amb la comptabilitat.
• Facturació. La feina tancada genera una factura amb les dades del terreny i del pressupost, sense tornar a copiar res. Seguiment de cobrament i històric per client.

Tot connectat. Zero copiar i aferrar.

Mètriques: 5→1, -5h/setmana, 0 copiar/aferrar

Després de tres mesos amb el sistema en producció, les xifres de Nemus:

• 5 → 1 eines. De cinc aplicacions soltes a una sola app.
• -5 hores/setmana de temps recuperat, només en tasques de copiar i aferrar.
• 0 copiar i aferrar entre pressupost, treball sobre el terreny, formació i facturació.
• 1 sola font de veritat per a tota l’operació de l’empresa.

No són projeccions. Són mesures reals de l’equip de Nemus treballant amb el sistema en producció.

El testimoni

Abans ho teníem tot repartit en Excel, WhatsApp i un parell d’apps que no es comunicaven. Perdíem hores passant dades d’un lloc a un altre i sempre hi havia alguna cosa que quedava pel camí. SOM-OS ens ho va unificar tot en una sola app — web per a l’oficina, mòbil per al terreny — i ara tot flueix. El pressupost es converteix en feina, la feina en factura, i la factura en cobrament, sense tornar a copiar res. És just allò que necessitàvem.

Carolina Ferrer — Nemus Arboricultura

Per què això no es resol amb una app genèrica

Una app de gestió genèrica — les que venen els grans SaaS — cobreix allò que és comú: clients, factures, calendari. Però Nemus no fa allò que és comú. Fa valoració de risc arbori, cursos homologats, feines en altura amb normativa específica. Una app genèrica t’obliga a adaptar el teu procés a la seva plantilla. Una app a mida adapta el programari al teu procés.

La diferència és que amb programari a mida, l’equip el fa servir perquè encaixa amb la seva manera de treballar. Amb una app genèrica, l’equip la rebutja perquè l’obliga a canviar la seva manera de treballar per encaixar en el programari.