De 5 herramientas a 1 sistema: el caso de Nemus Arboricultura

El problema: 5 herramientas y nada conectado

Nemus Arboricultura es una empresa mallorquina de arboricultura y formación profesional. Hacen trabajos técnicos en árboles — poda, valoración, riesgo — y cursos para técnicos de parques y jardines. Llegaron a SOM-OS con un problema que suena familiar: la operación vivía repartida en 5 herramientas distintas que no se hablaban entre sí.

• Excel para presupuestos y control de trabajos.
• WhatsApp para coordinar con el equipo de campo y con clientes.
• Calendario compartido para planificar intervenciones y cursos.
• App de notas para tomar datos en campo.
• Otra app para gestionar los alumnos y los cursos.

Cinco herramientas, cinco fuentes de verdad, cinco sitios donde se perdía información. Un presupuesto se hacía en Excel, se mandaba por WhatsApp, se confirmaba por correo, se planificaba en calendario, se ejecutaba con notas en otra app y se facturaba desde un Excel distinto. Cada paso era un copiar y pegar.

El coste oculto de copiar y pegar

El copiar y pegar parece gratis pero no lo es. Cada herramienta es un punto donde se pierde tiempo, se comete un error tipográfico, se duplica un dato o se olvida un campo. Nemus perdía entre 4 y 6 horas por semana solo en pasar datos de un sitio a otro. Eso son más de 250 horas al año — el equivalente a más de un mes de jornada completa — dedicado a tareas que un sistema bien diseñado elimina por completo.

Y el coste no era solo tiempo. Era también errores: un presupuesto mandado con el precio equivocado porque el Excel se había editado dos veces. Un alumno apuntado a un curso que no era el suyo. Una factura que no cuadraba con el trabajo facturado porque los datos venían de tres sitios distintos.

Cada herramienta suelta es un punto de fricción. Cinco herramientas sueltas son cinco puntos de fricción que se multiplican entre sí.

La solución: una app web + móvil unificada

Construimos una sola aplicación a medida para Nemus. Web para escritorio — gestión de presupuestos, facturación, alumnos, cursos — y móvil para el equipo de campo — toma de datos in situ, fotos, geolocalización, estado del trabajo. Una sola base de datos, un solo lugar donde vive la verdad, accesible desde cualquier dispositivo.

No es una app genérica de gestión. Es una app construida sobre el flujo real de Nemus, con sus tipos de trabajo, sus campos específicos, su forma de presupuestar y su modelo de cursos. Todo el desarrollo a medida parte del proceso auditado, no de una plantilla.

El flujo: de presupuesto a seguimiento

El sistema cubre el ciclo completo de Nemus en un solo flujo conectado:

• Presupuesto. Se crea en la web con plantillas de tipos de trabajo. Se envía al cliente por email con un clic. El cliente acepta o comenta desde un enlace — sin WhatsApp, sin Excel.
• Planificación. El trabajo aceptado entra en el calendario compartido. El equipo de campo lo ve en la app móvil con dirección, horario y ficha del cliente.
• Campo. El técnico abre la app, completa los datos del trabajo in situ — fotos, observaciones, estado, horas — y cierra. Esa información alimenta automáticamente la ficha del cliente y el histórico.
• Formación. Los cursos y alumnos viven en el mismo sistema. Inscripción, asistencia, certificados y facturación de cursos conectada a la contabilidad.
• Facturación. El trabajo cerrado genera factura con los datos del campo y del presupuesto, sin recopiar nada. Seguimiento de cobro y histórico por cliente.

Todo conectado. Cero copiar y pegar.

Métricas: 5→1, -5h/semana, 0 copiar/pegar

Después de tres meses con el sistema en producción, los números de Nemus:

• 5 → 1 herramientas. De cinco aplicaciones sueltas a una sola app.
• -5 horas/semana de tiempo recuperado, solo en tareas de copiar y pegar.
• 0 copiar y pegar entre presupuesto, campo, formación y facturación.
• 1 sola fuente de verdad para toda la operación de la empresa.

No son proyecciones. Son medidas reales sobre el equipo de Nemus trabajando con el sistema en producción.

El testimonio

Antes teníamos todo repartido en Excel, WhatsApp y un par de apps que no se hablaban. Perdíamos horas pasando datos de un sitio a otro y siempre había algo que se quedaba por el camino. SOM-OS nos unificó todo en una sola app — web para la oficina, móvil para el campo — y ahora todo fluye. El presupuesto se convierte en trabajo, el trabajo en factura, y la factura en cobro, sin recopiar nada. Es justo lo que necesitábamos.

Carolina Ferrer — Nemus Arboricultura

Por qué esto no se resuelve con una app genérica

Una app de gestión genérica — las que venden las SaaS grandes — cubre lo común: clientes, facturas, calendario. Pero Nemus no hace lo común. Hace valoración de riesgo arbóreo, cursos homologados, trabajos en altura con normativa específica. Una app genérica te obliga a adaptar tu proceso a su plantilla. Una app a medida adapta el software a tu proceso.

La diferencia es que con software a medida, el equipo lo usa porque encaja con cómo trabaja. Con una app genérica, el equipo lo rechaza porque le obliga a cambiar su forma de trabajar para encajar en el software.

Si quieres ver el caso completo, está en Nemus Arboricultura dentro de proyectos.